In hóa đơn: cẩn thận vẫn hơn

in-hoa-don-can-than-van-hon

Hóa đơn không chỉ là một ấn phẩm lưu hành nội bộ mà chúng còn được phát hành cho khách hàng và có giá trị về mặt pháp lý. Chính vì thế, khi đặt in hóa đơn, các doanh nghiệp cần cẩn trọng rà soát chặt chẽ về mặt nội dung và nắm rõ một số nguyên tắc in ấn, các điều kiện bắt buộc của nhà in để tránh những rắc rối về sau. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ những lưu ý quan trọng và luôn trong thế chủ động khi in ấn đối với loại chứng từ này.

1. Rà soát lại nội dung chi tiết trước khi in hóa đơn

Hãy tưởng tượng khi vừa in xong mấy chục quyển hóa đơn cho doanh nghiệp, bạn bỗng phát hiện ra thông tin in trên hóa đơn bị sai nội dung như sai mã số thuế, sai số điện thoại đăng kí và cả tên doanh nghiệp nữa. Lúc này bạn sẽ phải mất tiền in lại toàn bộ số hóa đơn đó bởi xét về mặt pháp lý, nếu thông tin trên hóa đơn bị sửa chữa, tẩy xóa thì chúng không có giá trị. Đây là lý do giải thích việc rà soát nội dung trên hóa đơn lại được xếp là vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải lưu tâm.

Trước khi mang bản thiết kế hóa đơn tới nhà in, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

- Nội dung in hóa đơn đã đầy đủ hay chưa: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty, mã số thuế, địa chỉ,…

- Kiểm tra lại lỗi chính tả và sửa nhanh 

- Đối chiếu lại những con số quan trọng như: mã số thuế, số điện thoại, số thứ tự của hóa đơn để đảm bảo tính chính xác trong việc quyết toán sau này…

Lưu ý: Việc in ấn và phát hành hóa đơn phải được sự cho phép của cơ quan thuế, doanh nghiệp không tùy tiện in ấn phát hành hóa đơn sai quy định. 

2. Một số giấy tờ cần mang theo khi đặt in hóa đơn cho công ty

Như chúng tôi đã chia sẻ, hóa đơn phát hành trên thị trường phải đảm bảo về tính pháp lý, có chứng nhận rõ ràng và tất cả các nhà in chỉ được phép in hóa đơn khi xác nhận doanh nghiệp có đủ hồ sơ giấy tờ chứng minh. Tốt nhất là để quá trình đặt in hóa đơn không gặp bất cứ trở ngại nào, không bị các nhà in “làm khó làm dễ” thì bạn nên chuẩn bị sẵn các loại giấy tờ sau:

-  Bản phô tô có công chứng giấy phép đăng kí kinh doanh của công ty

- Bản phô tô công chứng chứng minh tư của Giám đốc công ty. Đối với các trường hợp nhân viên đi in hóa đơn cho công ty thì phải có giấy ủy quyền hoặc thư giới thiệu của giám đốc. Nhớ mang theo bản phô tô chứng minh thư và công chứng của người được ủy quyền.

- Bản xác nhận của chi cục thuế về việc đặt in hóa đơn của doanh nghiệp

Lưu ý: Tất cả những giấy tờ trên là điều kiện cần và đủ để các nhà in làm hợp đồng in hóa đơn công ty. Do đó, khi xác nhận các điều khoản trong hợp đồng in ấn, bạn chú ý ghi rõ các điều khoản yêu cầu nhà in bảo mật thông tin, không được sử dụng giấy tờ bạn cung cấp để phục vụ cho mục đích khác.

3. Chú ý một số vấn đề đặc biệt quan trọng trong khâu in ấn hóa đơn

Yêu cầu đặc biệt với từng loại hóa đơn

+ In hóa đơn giá trị gia tăng viết tay:

Nếu bạn viết tay các thông tin người mua hàng trên hóa đơn thì đây là một lựa chọn tối ưu. Đặc điểm của loại hóa đơn này sẽ gồm 3 liên trắng – hồng – xanh và được đóng chắc chắn thành dạng quyển (thường sẽ đóng quyển dạng 50 hóa đơn (150 liên).

+ In hóa đơn giá trị gia tăng nhảy số liên tục:

Đối với hóa đơn dạng này, nhà in sẽ áp dụng phương án in hóa đơn nhảy số liên tiếp để doanh nghiệp kiểm soát số lượng hóa đơn phát hành. Thường thì các công ty sẽ sử dụng hóa đơn liên tiếp để sử dụng viết tay (hoặc máy in kim tự động) các thông tin khách hàng. Bên cạnh đó, nếu như hóa đơn viết tay có 3 liên tách rời thì đối với dạng hóa đơn này, 3 liên sẽ được ép chặt với nhau nên rất ít bị nhầm lẫn.

Lưu ý: tất cả các loại hóa đơn viết tay hoặc hóa đơn liên tục yêu cầu phải được in trên loại giấy Carbonless chất lượng cao. Bởi vì loại giấy này có đặc tính là mặt trên và mặt dưới giấy được phủ một loại chất hóa học giống như thuốc nhuộm. Khi viết lên giấy, chúng sẽ có tác dụng tạo ra các bản sao (giống như bạn đang viết lên giấy than) nên rất tiện lợi trong việc xuất hóa đơn cho khách hàng. 

Yêu cầu đặc biệt đối với nhà in

Khi làm hợp đồng in ấn hóa đơn doanh nghiệp, bạn cần yêu cầu nhà in cam kết một số nội dung sau để đảm bảo quyền lợi cho mình khi nhận thành phẩm:

+ Đảm bảo nội dung in hóa đơn giống với bản gốc mà doanh nghiệp đã cung cấp

+ Thống nhất về giá in hóa đơn và chất liệu in hóa đơn

+ Nếu in hóa đơn dạng nhảy số liên tiếp, bạn cần yêu cầu nhà in ghi rõ về số tự tự hóa đơn đầu và cuối để tiện kiểm tra, rà soát.

+ Yêu cầu nhà in cam kết về vấn đề trách nhiệm: trong trường hợp khi bạn sử dụng hóa đơn có vấn đề nào sai sót về khâu in ấn thì nhà in phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp và pháp luật. 

+ Yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ theo thông tin trong hợp đồng

Hoạt động suốt 10 năm qua, nhà in Anpic là một trong những đơn vị hiếm hoi cam kết đầy đủ về chất lượng in hóa đơn đẹp, sắc nét với hệ thống máy móc in nhanh kỹ thuật số nhập khẩu trực tiếp từ Nhật Bản, Hàn Quốc. Đặc biệt, nhà in Anpic còn sẵn sàn in mẫu hóa đơn để đối chiếu chất lượng, cam kết rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng in ấn và đặc biệt sẵn sàng chịu trách nhiệm đến cùng nếu doanh nghiệp phát hiện lỗi sai thuộc về nhà in.  Nếu quý khách hàng muốn đặt in hóa đơn giá rẻ, chất lượng cao tại Hà Nội, hãy gọi 0934 510 662 - 0963 223 884 để được tư vấn thêm nhé!

LIÊN HỆ ĐẶT IN TẠI ĐÂY:

╔════      ----       ════╗

DỊCH VỤ IN FAST PRINTING 2 - 8 H

╚════      ----       ════╝

IN NHANH ANPIC THUỘC CTY IN ẤN AN ANH

•*´¨`*•.¸¸🍃NỔI TIẾNG IN ĐẸP IN NHANH🍃•*´¨`*•.¸¸

-------------------------------------------------

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ SẢN XUẤT AN ANH

🏠 Địa chỉ: 5 Ngõ 75 Nguyễn Xiển - Hạ Đình - Thanh Xuân - Hà Nội

Hotline: 0963.223.884 - 0934.510.662 (SMS/ZALO)

🎧 Skype: In Nhanh An Anh

Email: baogiainananh@gmail.com | Fanpage: Anpic.vn

Website: https://anpic.vn

Nội dung này chưa có bình luận, hãy gửi bình luận đầu tiên của bạn.
Viết bình luận